郑州财经学院行政公文处理办法(试行)
发布时间:2019-10-30 浏览次数:

郑州财经学院行政公文处理办法(试行)


第一章 总 则

第一条为促进我校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214)和《国家行政机关公文格式》(国家标准),结合我校实际,制定本办法。

第二条学校公文是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,发布规章制度,指导、布置、商洽工作,请示、答复问题,报告、交流情况等的重要工具。

第三条校长办公室是学校行政公文处理的管理机构,负责学校公文处理并指导学校各单位的公文处理工作。全校各单位应当重视公文处理工作,由专人负责公文处理工作。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章 公文的种类

第五条学校应用的公文种类主要有:

(一)决定。用于对重要事项或重大行动做出决策安排,奖惩有关单位和个人,变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

(二)公告。用于公开发布重要决定或者重大事件。

(三)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知。适用于发布、传达要求校内各单位执行和需要周知或者执行的事项,批转、转发公文,发布校内规章制度等。

(五)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(六)报告。用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(七)请示。用于向上级机关请示指示、批准。

(八)批复。用于答复下级机关的请示事项。

(九)规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十)函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要。用于记载、传达会议精神和议定事项。

第六条学校行政公文的形式主要有:

(一)郑财院发

凡以学校名义发布一般行政事宜通知、工作情况通报,对同级单位以及不相隶属单位行文,一般使用“郑财院发”。

(二)校办

以校长办公室名义发布学校日常行政事务,印发行政主要领导讲话,转发工作安排通知,以及具体业务范围内对校内各单位的工作函件等,使用“校办”。

第三章 公文格式

第七条公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)发文机关标识

发文机关标识也称为版头,由发文机关全称构成,位于文头正中央,一般为套红印刷大字。我校发文机关标识分为“郑州财经学院文件”、“郑州财经学院”、“郑州财经学院办公室文件”。

以学校行政名义发文使用“郑州财经学院文件”版头,以郑州财经学院名义发函使用“郑州财经学院”版头。

(二)发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

(三)签发人

上行文应注明签发人姓名。

(四)标题

一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。标题文字应力求准确简要,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点附号。

(五)主送机关

主要受理公文的机关。应当使用全称或规范化简称或者同类型单位统称。

(六)正文

公文的主体,用来表述公文的内容。

(七)附件说明

公文附件的顺序号和名称。

(八)发文机关署名

署发文机关名称,名称应当用全称或者规范化简称。

(九)成文日期

一般署会议通过或领导人签发的日期,在发文机关署名下一行,联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十)印章

公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十一)附注

附注指公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十二)附件

附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。被转发的公文,不属于附件(被转发公文的发文机关标志、抄送机关、印发机关和印发日期等不再标注)。

(十三)抄送机关

公文的抄送机关是指除主送机关以外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称或规范化简称。

(十四)印发机关和印发日期

印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。

(十五)页码

页码指公文页数顺序号。

第八条公文的具体版式按照《郑州财经学院行政公文版式》执行(详见附件)。

第九条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。

第十三条向上级部门行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级部门,根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位,不抄送下级单位。

(二)学校各单位向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学校党委、行政同意或者授权;属于单位职权范围内的事项一般应当经分管校领导同意后报送上级主管部门。

(三)学校各单位的请示事项,如需以学校名义向上级部门请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级部门。

(四)请示应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级部门负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。

(六)受双重领导的单位向一个上级部门行文,必要时抄送另一个上级部门。

(七)请示事项涉及校内其他单位业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报;未经协商,不得上报。

第十四条向下级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。

(二)校长办公室根据学校行政授权,可向校内各单位行文,其他单位原则上不得向校内单位行文。

(三)涉及多个单位职权范围内的事务,单位之间未协商一致的,不得向下行文。

(四)向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十五条学校党委和行政必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。学校内设机构除校长办公室和党委办公室外不得对外正式行文。确需对外行文,须经学校“两办”同意后,统一以学校党委或行政名义发文。

第五章 公文拟制

第十六条公文拟制包括公文的起草、审核、会签、签发等程序。

第十七条公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他机关职权范围内的事项,起草机关必须征求相关机关意见,力求达成一致。

(七)机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(八)机关负责人对草拟好的公文要认真审稿,对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时,请有关机关负责人会稿。

第十八条公文文稿签发前,应当由校长办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接。

(三)所提政策措施和办法是否切实可行,决定事项是否符合本机关的职权范围。

(四)涉及不同机关职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(五)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量机关和标点符号等用法是否规范。

(六)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学校行政审议的重要公文文稿,审议前由校长办公室进行初核。

第十九条经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草机关并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,应与原起草机关协商或请其修改后重新报送。

第二十条公文应当经校领导审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发,下行文和平行文按分工负责的原则由主管校领导签发。根据学校行政授权制发的公文,由校长办公室主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的主负责人会签。

第二十一条凡属于各行政部门职权范围内的事务,应由所在部门拟文,校长办公室审核后,使用相应发文字号,统一行文。

第二十二条学校党委、行政联合行文时,行政部门起草的文稿,先由校长办公室审核,然后转党委办公室办理发文;党委部门起草的文稿,先由党委办公室审核,转校长办公室会稿,再由党委办公室办理发文。

第六章 公文办理

第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况作详细记载。涉密公文使用登记簿登记,非涉密公文通过办公自动化处理。

(三)初审。公文登记后根据来文性质分别送交党委办公室、校长办公室主任进行初审。初审的重点是:是否应当由学校办理,是否涉及校外其他机关职权范围内的事项。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报有关校领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据领导批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时,应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传、延误。除主要校领导有指示外,公文不应在校领导之间自行横传。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,紧急公文或者重要公文应当由校长办公室负责催办,一般公文应当定期催办,督促承办机关按期办结。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十五条发文办理主要程序是:

(一)复核。校长办公室在公文正式印发前,应对已经校领导签批的公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;如有任何修改,应当报原签批校领导复审。

(二)登记。对复核后的公文,应及时办理发文登记,包括编排发文号,记录发文机关、签发人和签发时间,确定分送范围和印制份数等。

(三)印制。公文一般应通过办公自动化发布。确需印制公文,须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条公文办理完毕后,应按照档案法律法规以及学校档案管理规定,及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。

两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。

第七章 公文归档

第二十八条公文办理完毕后,需要归档的公文及有关材料,应根据有关档案法律法规和学校档案管理有关规定,及时收集齐全、整理立卷,定期向档案馆移交。

第二十九条两个以上机关联合办理的公文,原件由主办部门归档,相关部门保存复印件。个人不得保存应当归档的公文。

第八章 公文管理

第三十条公文由校长办公室文秘科和机要科专人负责收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十一条传递、管理秘密公文,必须采取相应的保密措施,确保安全。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。

第三十二条翻印密级上级文件,须经校领导批准。翻印时应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围,并加盖单位印章,视同正式公文管理。绝密级和注明不准翻印的文件,不得翻印。

第三十三条公文被撤销,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十四条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

三十五条工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第三十六条学校行政公文含电子公文。

三十七外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第三十八条本办法由学校校长办公室负责解释。

第三十九条本办法自201951日起施行。



                                       郑州财经学院

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